Инструкция за организация на деловодната дейност и общинския арх
УТВЪРЖДАВАМ:……………
КМЕТ НА ОБЩИНА КАМЕНО
Инж.СТЕФАН БОНЕВ
И Н С Т Р У К Ц И Я
За организация на деловодната дейност и общинския
архив в Община Камено
РАЗДЕЛ ПЪРВИ
Общи положения:
Чл.1. /1/ Тази инструкция урежда реда за осъществяване на деловодната дейност опазването на документите в община Камено.
/2/ Документационната дейност е комплекс от технически и технологични
операции по регистрирането и работата с документите в процеса на осъществяване на управленските и обслужващи функции на общинската администрация. Тя обхваща документалните процеси в пълния им цикъл от създаването или получаването на документите, тяхното оформяне и редактиране, размножаване, регистриране, класифициране, предаване и необходимия сроков контрол върху изпълнението на задачите, както и текущото и архивно съхранение на документите.
/3/ Основна цел на тази инструкция е осигуряването на унифицирано извършване
на деловодните операции, контрола на сроковете, свързани с изпълнението на задачи, произтичащи от външни и вътрешни документи, както и тяхното съхранение.
/4/ Чрез програмен продукт Е-Община- електронна система за регистрация и
контрол, се управлява целия документооборот, преминаващ през всички изнесени работни места/ гишета на Центъра за информация и услуги на гражданите /ЦУИГ/ и той се насочва към отговорните изпълнители/ ръководство на община Камено, директори на дирекции, началници на отдели, гл.специалисти, старши специалисти, младши специалисти, специалисти и технически сътрудници/ в общинската администрация.
Чл.2./1/ Предмет на инструкцията са :
1. Нормативни актове и други документи на висшестоящи органи и организации – укази, постановления, разпореждания, наредби, решения, инструкции и др.
2. Организационно- разпоредителни документи- Наредби и решения на Общинския съвет, програми, заповеди и указания.
3. Справочно- информационни документи- доклади, информации, отчети, протоколи, писма и справки.
4. Документи за извършени или извършващи се сделки- инвестиционни проекти, договори, актове за собственост, тръжна документация.
5. Общи и подробни устройствени планове и кадастрални регистри.
6. Предложения и сигнали на физически и юридически лица.
7. Искания и заявления за администрацията.
8. Документи от общ характер- писма, телеграми, факсове и електронни съобщения.
9. Заявления за достъп до общестествена информация по ЗДОИ.
10. Заявления по реда на Закона за защита на личните данни.
11. Административни актове.
12. Документи по кадрови въпроси и молби за назначаване на работа.
/2/ Инструкцията се отнася до:
/2/ Инструкцията се отнася до:
1. Организацията на работа с постъпващите и изходящи документи.
2. Информационно – деловодната дейност свързана с контрола по спазване на сроковете.
3. Изискванията към служителите във връзка с осъществяване на деловодната дейност.
4. Прилагане на организационно- технически средства при извършване на деловодната дейност.
/3/ Инструкцията не се прилага за работата с документите съдържащи класифицирана информация и работата с класифицирана информация и работата с електронни документи подписани с универсален електронен подпис, уредена с вътрешни правила за приемане, издаване и съхраняване на електронните документи, подписани с универсален електронен подпис, в община Камено, утвърдени със заповед от Кмета на общината.
Чл. 3. Не подлежат на деловодна регистрация следните документи:
1. Периодични печатни издания/ в т.ч. вестници, списания, бюлетини и др./;
2. Лична кореспонденция;
3. Честитки и поздравления;
4. Покани за културни, бизнес, спортни и др. прояви;
5. Финансово- счетоводни/ с изключение на придружаващите ги писма/;
6. Статистически документи;
7. Призовки по съдебни дела;
8. Погрешно доставените.
Чл.4. Информационно- деловодната дейност в община Камено се осъществява от:
Чл.4. Информационно- деловодната дейност в община Камено се осъществява от:
1. Дирекция „Административно правно информационно обслужване и човешки ресурси” - гр. Камено ул.Освобождение №101.
1а. „Център за услуги и информация на гражданите”, разпределени на
отделни гишета и длъжността на служителя който ги обслужва както следва:
отделни гишета и длъжността на служителя който ги обслужва както следва:
- гише №1 – общо деловодство / технически сътрудник/
- гише №2 – ГРАО / главен специалист/
- гише №3 – ГРАО / главен специалист/
- гише №4 - Строителство / технически сътрудник/
- гише №5 - Общинска собственост /старши специалист/
- гише №6 - Местни данъци и такси /старши специалист/
- гише№ 7 - Местни данъци и такси /каса/ /технически сътрудник/
2. Дирекция „Финансово стопански дейности и управление на собствеността” - гр. Камено ул.Освобождение №101.
3.Дирекция „Устройство на територията, архитектура и благоустройство” – гр.Камено ул.Максим Горки №1а.
Чл.5. Използването на документи и служебна информация за публикации в средствата за масово осведомяване и за други публични цели се допуска само с разрешение на ръководството на общината.
Чл.6. Изпълнението на разпоредбите на тази инструкция е задължително за всички служители в общинската администрация.
Чл.7. Ръководството и контрола по оформянето на документите и организацията на работа с тях се осъществява от секретаря на общината.
РАЗДЕЛ ВТОРИ:
Основни правила за съставяне и оформяне на документите:
Чл.8. Съдържанието на документите се формира при спазване на специфичните изисквания за съставянето им, граматическите правила на българския език и общите правила на административно- учрежденския стил и управленска култура.
Чл.9. При съставянето на документите не се допуска разкъсване на абзац, чрез пренасяне на част от текста на абзаца на следващата страница, както и наличие на заглавие в края на страницата, без към него да са написани поне два реда, за да не се нарушава логическата връзка между заглавието и текста.
Чл.10. Документите се оформят съгласно специални разпоредби в зависимост от техния вид и предназначение и в съответствие с действащите български стандарти.
Чл.11. Вътрешни устройствени и регламентиращи документи се утвърждават от Кмета на общината.
Чл.12. Документите, които са препис на оригиналния документ, носят
обозначението „препис”, поставен в горния десен ъгъл на първата страница на документа. Обозначението „вярно с оригинала” се поставя на всяка страница на препис или копие на документа, придружено с подпис на удостоверяващия, а на последната страница подписът да е придружен от длъжността и имената/ собствено
и фамилно/ на удостоверяващия и печат на община Камено.
Чл.13. /1/ Заверен препис от документ се издава след писмено искане на физически и
юридически лица.
/2/ Заверяването на преписи от документи се извършва от директорите на дирекции, началниците на отдели и от определените от кмета на общината служители.
Чл.14. /1/ Оригиналните изходящи документи се съставят и оформят на бланка,която съдържа, герба и името на общината, данни за кореспонденция и контакти- пощенски код, административен адрес, телефони, факс и електронен адрес, както и знака на сертификация по ISO 9001:2000.
/2/ Изходящите документи носят подписа на Кмета на общината, а при негово отсъствие на упълномощен заместник кмет. При делегиране на права по смисъла на ЗМСМА от определеното със заповедта на Кмета лице или други определени с нормативен акт лица.
Чл.15. /1/ При представяне на документи за подпис, съставилия ги служител,прилага и съпровождащи документи- искане, жалба или преписка/ ако има такава/ , по повод на които е съставен същия.
/2/ Представените на лицата по чл.14, ал.2 от настоящата инструкция документи за подпис, се съгласуват задължително с прекия ръководител на съответния служител, а индивидуалните административни актове, наказателните постановления и отговорите и с юрист. Когато документът касае поемане на финансово задължение и, или извършване на разход, същият се съгласува от директор дирекция „ФСДУС” и се подписва съгласно системата за двойния подпис от главния счетоводител.
/3/ Служителят изготвил документа поставя инициалите си в долния ляв ъгъл, а съгласуването на представените документи се извършва с полагането на подписи на съгласуващите върху единият екземпляр.
/4/ Подписът върху документа се състои от наименованието на длъжността на подписващия, неговия личен подпис и личното име и фамилия.
Чл.16. /1/ Изходящите и вътрешните документи се предават в местата по чл.4 от настоящата инструкция за извеждане и полагане печата на общината подписани, правилно оформени и адресирани, окомплектовани с описаните като приложения материали в толкова екземпляри колкото са получателите и един екземпляр за архивиране, който остава заедно с преписката при отговарящия за изпълнението.
/2/ След поставяне на подпис и печат върху документа не могат да бъдат правени бележки, допълнения или изменения.
Чл.17. /1/ Печатите на община Камено се съхраняват и използват съгласно Указа за печатите / ДВ,бр.69/1965г./ и съобразно определения по- долу ред.
/2/ Печатите се водят на отчет в специална книга, която се поддържа и съхранява при секретаря на общината и се получават срещу подпис на служителите.
/3/ В случай на изгубване или кражба на печати, както и злоупотреба с тях, служителите, отговарящи за печатите незабавно трябва да уведомят секретаря на общината.
/4/ Подпечатват се само документи, подписани от лицата, посочени в чл.14 ал.2 от
настоящата инструкция.
/5/ Преди подпечатването на документа служителят извършва проверка за автентичността на подписа поставен върху него.
/6/ Забранява се изнасянето на печатите от сградата на община Камено, освен с изрично писмено разрешение на Кмета или Секретаря на общината.
РАЗДЕЛ ТРЕТИ
Организация на деловодната дейност:
Чл.18. Деловодната дейност в общинската администрация е елемент на документационната дейност. Тя се извършва от служителите в ЦУИГ, дирекция „АПИОЧР” и отдел„МДТ” и обхваща осъществяването на следните основни дейности:
1. Първоначална деловодна обработка- приемане, проверка, регистриране и разпределение на документи.
2. Регистрация на данни от резолюции- вписвани в автоматизираната деловодна система и технологичната карта, и последващо насочване на документа по направление на резолюцията за сведение и изпълнение.
3. Крайна/ окончателна/ деловодна обработка- приключване на преписките при изпълнение на задачите в автоматизираната деловодна система.
Чл. 19./1/ При приемането и проверката на документите се установява правилността на адресирането и съставянето им, както и наличността на описаните съпровождащи документи и приложения. Самоличността на вносителя се установява с валиден документ за самоличност и нотариално заверено пълномощно в случаите на упълномощаване.
/2/ Данни за кореспонденцията и съпровождащите документи се запазват в електронен вид в електронната система за регистрация и контрол.
/3/ Погрешно доставената кореспонденция – предназначена за друг получател се връща не разпечатана на адрес.
/4/ Поименно адресираната кореспонденция се предава на адресата не разпечатана и
без да се регистрира.
Чл.20./1/ Първоначалното регистриране на входящите документи се извършва в деня на тяхното получаване или постъпване, а на изходящата кореспонденция в деня на депозирането им в деловодството.
/2/ При регистрирането на документите върху тях се вписва входящия или изходящия регистрационен номер и датата на регистриране.
/3/ Ако във връзка с постъпилия документ има вече образувана преписка, той се завежда със същия номер като се отбелязва поредноста на преписката.
/4/ Изходящите документи, изпратени в отговор на вече образувана преписка се извежда като към регистрационния индекс на образуваната преписка се посочва датата на извеждане.
Чл.21. /1/ Регистрирането на документите става с формиране на запис в електронната система за регистрация и контрол за всеки документ.
/2/ Регистрационните индекси се образуват от регистрационна схема, като към индекса се добавя буквен код, разграничаващ документа един от друг.
/3/ Един екземпляр от всички договори се представя и завеждат в специален регистър. Един екземпляр от договора и всички изготвени във връзка с него документи се съхраняват в досие от съответния сектор, отдел или дирекция.
/4/ Копия от договорите се представят на главния счетоводител, а копия от договорите, които се отнасят до общинско имущество извън територията на гр.Камено се представят и на кметовете на кметства на населените места, в чиято територия се намира съответният поземлен или сграден фонд.
/5/ Заповедите на Кмета на общината се регистрират и съхраняват от техническия сътрудник на Кмета , като след изтичане на календарната година се предават за съхранение в общинския архив.
Чл. 22. /1/ Предаването на документите на съответните служители се извършва ежедневно и веднага след тяхната регистрация.
/2/ Предаването на нормативни актове и на документи от висшестоящи ръководни органи с обозначение „бързо”, телеграми, факсове, и електронни документи става
незабавно.
Чл.23./1/ Кметът, Зам. кметовете, Секретарят на община Камено или други определени с нормативен акт лица, преглеждат служебните преписки насочени към тях и ги резолират в деня на получаването, като ги насочват до съответните директори на дирекции, началници на отдели и или други служители от общинска администрация.
/2/ Ръководителите на дирекции и отдели възлагат с резолюция изработването на служебните преписки на подчинените им служители.
/3/ Резолюцията се поставя върху документа и трябва да определя изпълнителя; при
необходимост задачата и срока за изпълнение; дата на резолиране и подпис на резолиращия.
/4/ Резолираните документи се предават в деловодството и се размножават в необходимия брой екземпляри. Копие от материала се изпраща едновременно до всички лица, посочени в резолюцията. Поименното разпределение и движение на служебните преписки задължително се отбелязва в електронната система за регистрация и контрол.
/5/ Служителите, до които се отнася резолюцията са длъжни точно и в срок да изпълнят възложената задача. Когато с документа или резолюцията не е определен срок за изпълнение и при липса на нормативно установен такъв, произтичащите от документа задачи се изпълняват в 7 / седемдневен/ срок.
/6/ Когато с резолюцията са определени повече от един изпълнители, отговорността за изпълнението на задачата е на всички посочени в нея лица. Всички изпълнители на задачи са длъжни да изпратят становището си на резолиращия в срок, който е не по- кратък от един работен ден преди крайния срок. Становището или отговорът се подготвя съвместно, като всеки се произнася по неговата компетентност. В този случай, всички се подписват за съставители.
Чл. 24. /1/ Контролът по изпълнението на решенията и задачите се осъществява от
всеки ръководител по отношение на подчинените му и от Кмета на общината по отношение на всички служители от общинска администрация.
/2/ Контрол може да се осъществява и от страна на потребителите – физически и юридически лица, посредством деловодна справка за движението на преписката им в електронната система през интернет или лично в ЦУИГ, както и чрез подаване на жалба по отношение качеството на извършената административна услуга.
/3/ Изнасянето на документи от общината, се допуска само с изричното разрешение
на Секретаря на общината.
Чл.25. Веднъж в месеца служителите от деловодството подготвят и представят обобщена справка на Секретаря на общината за регистрираната входяща и междинна кореспонденция, за насочените резолюции по ресори и направления, за просрочените задачи по ресори и направления и за приключените към момента преписки.
Чл.26./1/ Достъп до информация и предоставяне на копия от документи по условията на Закона за достъп до обществена информация, по който общината е задължен субект, става след заявление по реда на закона и утвърдени от Кмета на общината указания за предоставяне на достъп до обществена информация.
<span style="COLOR: bl
Свържете се с нас
ул. Освобождение 101
8120 гр.Камено, България
-
icon
Работно време:
- icon Телефон: 055045200
- icon Ел. поща: obshtina@kameno.bg